Nederlandse bureaucratie in het buitenland

De Tweede Kamerverkiezingen komen eraan en bij veel Nederlanders in het buitenland plofte afgelopen week het stembiljet op de deurmat. En stemmen blijkt een stuk ingewikkelder dan even met een rood potlood een rondje inkleuren. Een gehannes met twee biljetten, twee verschillende enveloppen en handenvol postzegels volgt. En dat is niet mijn eerste ervaring met ingewikkelde Nederlandse bureaucratie.

Afgelopen zomer gingen wij op vakantie buiten Europa, een goede reden om voor ons zoontje van, toen nog, tweeënhalf een Nederlands paspoort aan te vragen. Een Italiaans identiteitsbewijs heeft hij al sinds zijn geboorte. De vakantie is eind augustus gepland en dus begin ik mijn eerste informatieronde al eind november. Dit vooral uit angst voor de legendarisch stroperige Italiaanse bureaucratie. Ik bel de Nederlandse ambassade en vraag wat ik allemaal nodig heb voor een Nederlands paspoort. Een waslijst aan documenten, zo blijkt. Een geboorteakte van onze zoon, die van mij, die van mijn vriendin, een bewijs van de gemeente Rome dat we NIET getrouwd zijn, kopieën van mijn paspoort, die van mijn vriendin en van de identiteitsbewijs van mijn zoon.

Ik begin met mijn geboorteakte, die vraag ik op bij de laatste gemeente waarin ik Nederland woonde voor mijn vertrek. Omdat ik voor 2005 ben vertrokken heeft de Nederlandse overheid bedacht dat het handiger is al die gegevens te centraliseren.

‘Kijkt u maar even op de website van het ministerie van binnenlandse zaken. Goedemiddag.’

Na enig gezoek blijkt, zo staat expliciet op de site, dat ik voor dit soort informatie persoonlijk naar de burgerlijke stand moet komen. Er zijn verschillende gemeentes in Nederland waar documenten voor in het buitenland woonachtige Nederlanders op te halen zijn. Ik kies, enigszins verbouwereerd, de gemeente die het dichtst bij de woonplaats van mijn moeder is en bel.

‘Nee hoor, u hoeft niet hierheen te komen. U kunt ook mailen.’

Op mijn vraag waarom dat dan op de website staat, krijg ik geen antwoord. Op mijn mail wel heel snel. ‘Het adres in onze database komt niet overeen met het adres dat u opgeeft.’ Dat kan kloppen, ik ben in 15 jaar een paar keer verhuisd.

‘Wilt u een handgeschreven brief schrijven waarin u aangeeft wat uw nieuwe adres is?’ ‘Handgeschreven brief?’ , zijn ze gek geworden?! Moet de brief met een postduif verstuurd worden, vraag ik me ongelovig af. Nee, ik mocht hem inscannen en mailen.

Intussen was ik ook naar de gemeente Rome geweest voor de benodigde documenten. Thuis via een app een afspraak gemaakt, naar het kantoor van de burgerlijke stand in de buurt gewandeld en ik was gelijk aan de beurt.

‘Geboorte akte van uw zoon, ok, maar een bewijs dat u niet getrouwd bent?’ De ambtenaar kijkt me ongelovig aan. ‘Dat hebben we niet. We registreren alleen dat mensen getrouwd zijn.’

Logisch, denk ik.

‘Is er niet een manier waarop ik, zwart op wit, duidelijk kan maken dat mijn vriendin en ik niet getrouwd zijn?’ De man kijkt me onderzoekend aan en loopt even weg. Als hij terug is glinsteren zijn ogen. ‘Ik geef jullie gewoon een ‘stato di famiglia’, daar staat op dat u niet gehuwd bent.’

‘Goed idee,’ zeg ik.

‘Ook één voor uw vriendin?’

‘Ja, doet u maar gelijk,’ met een half uur sta ik weer buiten met de benodigde documenten.

Halverwege juli eindelijk de afspraak op de ambassade. De hele familie en de map met documenten mee, op het laatst stop ik mijn Italiaanse identiteitskaart in mijn portemonnee. ‘Je weet nooit,’ mompel ik tegen mezelf.

‘Geboorteakte van uw zoon, ok,’ de ambassade medewerkster kijkt me door het glas onderzoekend aan. ‘Stato di famiglia, ok. Kopieën van de paspoorten, ok. Pasfoto’s, ok.’

Ineens kijkt ze me streng aan. ‘Maar dit paspoort is van 2014, dat bewijst niet dat u in november 2013 toen uw zoon geboren werd, Nederlander was.’

‘Wat zegt u nu?’, ik denk dat ik haar niet goed heb verstaan.

‘Uw paspoort is van juni 2014 en dat bewijst dus niet dat u in november 2013 Nederlander was,’ ze kijkt nog strenger. Ik ben een beetje uit het veld geslagen, ik heb een geboorteakte en een paspoort overlegd. Dat lijkt me toch voldoende om te bewijzen dat ik ‘Hollander’ ben. Het Italiaanse identiteitsbewijs biedt uitkomst. Dat blijkt van 2012 en bij nationaliteit staat ‘Olandese’.

Na ruim twee weken krijgt mijn zoon zijn Nederlandse paspoort en ik neem me voor nooit meer te klagen over de Italiaanse bureaucratie.